Este texto tem como finalidade mostrar aspectos da rotina de faturamento de alguns escritórios contábeis, e dar dicas do que você pode fazer para melhorar a rotina no seu escritório.
Os sócios : A maioria dos escritórios são empresas de pequeno porte, logo os donos podem cuidar do faturamento e do financeiro, o que convenhamos tem que ser algo rápido e prático, já que as horas usadas nessa tarefa, podiam ser usadas em outras frentes. Porém um bom controle do caixa é super importante e não deve ser deixado de lado em hipótese alguma.
Encarregado do financeiro: Em escritórios maiores podemos visualizar essa pessoa que cuida exclusivamente do financeiro e muitas vezes também do faturamento. Caso existia mais de uma pessoa que cuidem dessas partes deve haver um sincronismo entre pessoas que cuidam do financeiro e do faturamento.
Atendentes ou recepcionistas: Pois bem, em muitos escritórios estas pessoas que fazem o contato de primeiro grau com os clientes são os responsáveis por realizar o faturamento, mas não são responsáveis pelo financeiro.
Esta três figuras são as que geralmente são observadas no escritório para cuidar do faturamento e em muitos casos do financeiro também.
Mas o faturamento e financeiro são a mesma coisa?
Perceba que o faturamento é "diferente" do financeiro, mas na maioria dos escritórios geralmente é a mesma pessoa que cuida das duas partes.
Agora vem o problema!
Perceba:
Os escritórios maiores que possuem mais de uma pessoa cuidando do financeiro e do faturamento e também as que as recepcionistas ou atendentes faturam entram em colapso.
Pois bem, uma informação não complementa a outra, os relatórios de fluxo de caixa, caixa entre outros gerenciais nunca batem, principalmente quando o escritório não possui um software específico para cuidar da saúde financeira e do faturamento. Ou seja, quem fatura não tem acesso a conta corrente no banco e quem se cuida do financeiro muitas vezes não consegue identificar qual foi o cliente que pagou determinada fatura, ou seja, vira uma salada mista, uma zorra total uma coisa desbaratinada!
O faturamento e o financeiro são partes essenciais do seu negócio, você tem que parar e organizar toda sua rotina.
Primeira etapa
Procure um software que faça o faturamento e o financeiro para sua empresa. Tente identificar as seguintes característica no programa:
- Existe uma tela aonde eu possa fazer uma configuração para que todo mês se gere a fatura de forma automática.
- O programa emite Boleto( Isso é super importante, já que fica mais profissionalizado suas cobranças e também organizado, já que cada boleto terá uma identificação única)
- Existe tela para quitar os títulos pagos
- Eu consigo controlar o caixa, deixando-o igual ao meu extrato bancário
- Eu consigo ver se meu cliente está devendo de forma rápida
Comprei o software estou e organizado. Não meu amigo, muito pelo contrário, agora começará uma parte dolorosa em sua organização, porém depois dessa fase você poderá ter uma ótima saúde financeira e também aumentar seu faturamento.
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